Documentos para vender un piso en Madrid en 2026: lista completa, dónde pedirlos y qué cuestan

Quien decide vender su casa suele pensar primero en el precio y en las visitas, y deja los papeles para después. Es un error frecuente: muchos retrasos en una compraventa no vienen de la negociación, sino de un documento que falta, que está caducado o que no coincide con la realidad. Una hipoteca sin cancelar en el Registro o una herencia sin inscribir pueden mover la fecha de la notaría varias semanas.

En esta guía repasamos todos los documentos para vender un piso en Madrid en 2026: qué es cada uno, para qué sirve, dónde se pide, cuánto cuesta aproximadamente, cuánto tarda y si es obligatorio o solo recomendable. También explicamos qué se exige de verdad en la Comunidad de Madrid con la cédula de habitabilidad y con la ITE o el Informe de Evaluación del Edificio, y cómo cambian las cosas si el piso es heredado, si hay un divorcio de por medio, si es una vivienda protegida o si lo que vendes es un local o un garaje. Si buscas el proceso de venta completo, paso a paso, lo tienes en nuestra guía «Cómo vender un piso en Madrid en 2026».

Por qué conviene tener la documentación lista antes de anunciar el piso

La Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda, reconoce en su artículo 31 que quien se interesa por comprar puede pedir por escrito, antes de firmar o de adelantar dinero, una información mínima: identidad del vendedor, precio total, superficie útil y construida, antigüedad y reformas del edificio, certificado de eficiencia energética, accesibilidad, situación de ocupación, datos registrales con las cargas y, si es el caso, el régimen de protección pública. En la práctica, un comprador informado te pedirá casi todos los papeles de este artículo desde la primera visita seria.

Además, el sector no siempre lo pone fácil. En enero de 2026, la OCU publicó un estudio con 60 agencias de Madrid, Barcelona, Sevilla, Valencia y Zaragoza: solo 5 entregaron un modelo de contrato en la primera consulta, la comisión se citaba a menudo sin el IVA del 21 % y la información al comprador solía estar incompleta, con el certificado energético como ausencia habitual. En Madrid, todas las agencias consultadas sobrevaloraron los pisos, entre un 5 % y un 10 % según la estimación de la OCU. Hay profesionales que trabajan con rigor, pero si conoces la documentación, nadie podrá retrasarte la venta ni cobrarte por sorpresa un trámite que no entendías.

Tabla resumen: documentos para vender un piso en Madrid, dónde se piden y cuánto cuestan

Fuente: Llavely con datos de Registradores, Ley de Propiedad Horizontal, HelpMyCash y Housfy (2026). Precios orientativos.

Escritura de propiedad: el punto de partida

La escritura es el documento notarial que acredita cómo adquiriste la vivienda: compraventa, herencia, donación, adjudicación en un divorcio o extinción de condominio. El notario que autorice la venta necesita conocer tu título, porque es la base sobre la que se construye la nueva escritura. Si la guardas en casa, basta con llevarla o con facilitar sus datos: notario, fecha y número de protocolo.

Si la has perdido, pide una copia en la notaría que la autorizó o en la que custodie hoy su protocolo. Y revisa que lo que dice coincide con la realidad: si has hecho obras que cambian la superficie o has cerrado una terraza, puede que tengas que regularizarlo antes de vender.

Nota simple: qué es, cuánto cuesta en 2026 y por qué conviene pedirla tú primero

La nota simple es un extracto informativo del Registro de la Propiedad. Indica quién figura como titular, qué superficie consta, la descripción de la finca y, sobre todo, las cargas: hipotecas, embargos, servidumbres o afecciones fiscales. No tiene el valor de una certificación registral, pero es el documento que todo comprador y todo banco van a mirar primero.

Se pide por internet en la web del Colegio de Registradores, que cobra 9,02 euros por finca, o en el propio Registro de la Propiedad que corresponda al inmueble. Si vendes piso, garaje y trastero como fincas registrales distintas, necesitarás una nota de cada una. Aunque es habitual que la pida el comprador, conviene que la solicites tú antes de anunciar el piso: así descubrirás a tiempo si sigue apareciendo una hipoteca que ya pagaste, si hay una anotación de embargo olvidada o si la herencia de tus padres nunca se llegó a inscribir.

Certificado de eficiencia energética: obligatorio para anunciar y para vender

El certificado de eficiencia energética es obligatorio para vender o alquilar una vivienda. Lo regula el Real Decreto 390/2021, que exige poner a disposición del comprador el certificado registrado y su etiqueta, que se incorporan al contrato de compraventa. Además, la etiqueta energética debe aparecer en cualquier anuncio de venta, ya lo publiques tú, una agencia o un portal inmobiliario.

Lo emite un técnico habilitado, que tiene que visitar la vivienda, y solo produce efectos una vez registrado ante la Comunidad de Madrid. Desde el 23 de julio de 2026 está en vigor el Real Decreto 659/2025, que cambia quién puede firmarlo en viviendas existentes y crea un registro de técnicos competentes: pide al técnico la referencia de su acreditación.

• Validez: hasta 10 años; si la calificación es G, el máximo es de 5 años. Si el tuyo ha caducado o está a punto, renuévalo antes de anunciar.
• Coste: alrededor de 60 euros de media según HelpMyCash (enero de 2026), aunque varía con la superficie, la ubicación y el técnico. En la Comunidad de Madrid no hay tasa por registrarlo.
• Sanciones: vender sin entregar el certificado es una infracción grave, con multas de 601 a 1.000 euros; anunciar sin la etiqueta se considera infracción leve, con multas desde 300 euros; las infracciones muy graves llegan hasta 6.000 euros.
• Qué pedir al técnico: que visite la vivienda, que el informe explique mejoras concretas con su coste y que te entregue el justificante de registro.

Recibo del IBI y referencia catastral

El Impuesto sobre Bienes Inmuebles se devenga el 1 de enero y lo paga quien sea propietario en esa fecha. Sin embargo, el artículo 64 de la Ley reguladora de las Haciendas Locales establece que, cuando cambia el titular, el inmueble queda afecto al pago de las cuotas pendientes. Dicho de otro modo: si tienes recibos sin pagar, el comprador podría acabar respondiendo de ellos. Por eso los notarios piden información sobre las deudas de IBI y advierten de esa afección en la firma.

Lleva el último recibo pagado y, si lo tienes domiciliado, el justificante del cargo. Es habitual pactar en las arras cómo se reparte el IBI del año de la venta, por ejemplo en proporción a los días de propiedad de cada uno. El recibo te sirve además para tener a mano la referencia catastral, el código de 20 caracteres que identifica el inmueble en el Catastro y que la ley obliga a incorporar a la escritura. Si no la encuentras, puedes consultarla gratis en la Sede Electrónica del Catastro.

Certificado de estar al corriente con la comunidad (artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal)

El artículo 9.1.e) de la Ley de Propiedad Horizontal obliga a quien transmite una vivienda o un local a declarar en la escritura que está al corriente de los gastos generales de la comunidad o, si no lo está, a indicar lo que debe. Esa declaración se acompaña de un certificado sobre el estado de deudas con la comunidad, que firma quien ejerce como secretario con el visto bueno del presidente. Sin ese certificado no puede autorizarse la escritura, salvo que el comprador te exonere de forma expresa.

La certificación será emitida en el plazo máximo de siete días naturales desde su solicitud.

Ley de Propiedad Horizontal, artículo 9.1.e)

La razón es que el piso queda legalmente afecto a las deudas con la comunidad: el comprador responde con el inmueble de lo que quede sin pagar del año en curso y de los tres años naturales anteriores. Por eso ningún comprador bien asesorado renunciará a este certificado. Pídelo una o dos semanas antes de la firma, no antes, porque debe reflejar la situación más reciente. Si lo emite un administrador de fincas puede cobrar una pequeña cantidad; según precios publicados por Housfy, suele moverse entre 30 y 60 euros.

Pide también al administrador las actas recientes y pregunta por derramas aprobadas o previstas: conviene pactar en las arras quién las paga.

Certificado de deuda o de cancelación de la hipoteca

Si tu piso tiene una hipoteca inscrita, hay dos situaciones distintas. La primera: aún debes dinero. Entonces necesitas un certificado de deuda pendiente que indique la cantidad exacta para cancelar en la fecha de la firma. Lo habitual es que la deuda se pague con parte del precio en el mismo acto de la notaría, coordinándolo con tu banco con antelación.

La segunda: ya la terminaste de pagar, pero nunca la cancelaste en el Registro. Es un caso muy común. Pagar la última cuota extingue la deuda, pero la carga sigue apareciendo en la nota simple hasta que se otorga la escritura de cancelación y se inscribe. Para eso necesitas el certificado de deuda cero, que el banco debe entregarte gratis.

Según HelpMyCash (abril de 2026), cancelar la hipoteca en el Registro cuesta de media unos 1.000 euros: unos 450 de notaría, 250 de Registro y 300 de gestoría, aunque una gestoría independiente puede cobrar menos que la del banco. No se paga actos jurídicos documentados, pero hay que presentar el modelo 600. El proceso suele durar entre mes y medio y tres meses, así que conviene empezar en cuanto decidas vender.

ITE e Informe de Evaluación del Edificio (IEE) en Madrid

La Inspección Técnica de Edificios (ITE) y el Informe de Evaluación del Edificio (IEE) revisan el estado de conservación del inmueble y, en el caso del IEE, también la accesibilidad y la eficiencia energética. En la Comunidad de Madrid el IEE se regula en el Decreto 103/2016. Según la sede electrónica autonómica, están obligados a disponer de él los propietarios únicos de edificios y las comunidades de propietarios de edificios de vivienda colectiva con más de 50 años, además de otros supuestos, como cuando lo establezca la normativa municipal o se detecten deficiencias. La Ley del Suelo de la Comunidad de Madrid, por su parte, exige inspecciones periódicas a los edificios de más de 30 años. El informe se presenta en el Ayuntamiento donde está el edificio.

Si vendes un piso en un edificio en comunidad, la obligación de pasar la inspección es de la comunidad, no tuya. Pero el comprador tiene derecho a conocer la antigüedad y el estado del edificio. Pide al administrador una copia del último informe y, si salió desfavorable, información sobre las obras pendientes y cómo se van a pagar.

Cédula de habitabilidad en Madrid: qué se exige realmente

Es una de las dudas más buscadas, y en la Comunidad de Madrid la respuesta es clara: la cédula de habitabilidad ya no existe. El Consejo de Gobierno aprobó el 26 de junio de 2018 un decreto que la suprimió en toda la región, porque duplicaba la licencia de primera ocupación y porque la ITE y el IEE cumplen una función parecida.

Por tanto, para vender un piso usado en Madrid no se exige. En otras comunidades autónomas sigue existiendo con nombres y plazos distintos, así que consulta su normativa si el inmueble está fuera de Madrid.

Licencia o declaración responsable de primera ocupación: cuándo procede

En la mayoría de los pisos de segunda mano no tendrás que buscar este papel. Sí procede cuando vendes una vivienda de obra nueva, una casa que has construido o reconstruido, o un local convertido en vivienda: el comprador, su banco y el notario querrán comprobar que el uso residencial está legalizado.

En la Comunidad de Madrid, la Ley 1/2020, de 8 de octubre, que modificó la Ley del Suelo, sustituyó muchas licencias urbanísticas por declaraciones responsables, entre ellas la primera ocupación de edificaciones de nueva construcción. Se mantiene la licencia en los supuestos en que la normativa estatal la exige. Si tu caso es un cambio de uso de local a vivienda, revisa con un técnico o un abogado que la documentación municipal está completa antes de anunciarlo como vivienda.

Suministros, DNI o NIE y otros papeles para el día de la firma

Los últimos recibos de luz, agua y gas no son obligatorios, pero demuestran que no hay deudas y facilitan el cambio de titular. Anota también las lecturas de los contadores el día de la entrega de llaves.

Todos los vendedores deben identificarse con DNI, NIE o pasaporte en vigor. Si el piso es de varias personas, firman todas o se hacen representar con un poder notarial; si vende una sociedad, hacen falta sus escrituras y los poderes de quien firma. Si eres no residente, la venta tiene particularidades fiscales: consulta con un asesor antes de fijar el precio.

En la firma también se habla de impuestos. La plusvalía municipal y la ganancia en el IRPF corresponden al vendedor y conviene calcularlas antes de poner precio. Y si quieres entender lo que paga el comprador, lo explicamos en «Gastos de comprar una vivienda en la Comunidad de Madrid».

Casos especiales: herencia, divorcio, vivienda protegida, local y garaje

Si vendes un piso heredado

No puedes vender lo que todavía no figura a tu nombre. Antes de anunciar un piso heredado hay que completar la herencia. Según Consumer, los pasos habituales son estos:

1. Certificado de defunción y certificado de últimas voluntades, que se pide al Ministerio de Justicia y cuesta 3,82 euros; tarda unos diez días hábiles.
2. Testamento o, si no lo hay, acta notarial de declaración de herederos.
3. Escritura de aceptación y partición de la herencia ante notario.
4. Pago del Impuesto de Sucesiones en la comunidad donde residía el fallecido y de la plusvalía municipal, en ambos casos en un plazo de seis meses desde el fallecimiento.
5. Inscripción en el Registro de la Propiedad a nombre de los herederos.

Si hay varios herederos, todos deben estar de acuerdo en vender y firmar, salvo que el piso se haya adjudicado a uno de ellos en la partición. Mejor resolver cualquier desacuerdo antes de recibir ofertas.

Si vendes tras un divorcio o se trata de la vivienda familiar

Si el piso es ganancial, necesitas la firma de los dos cónyuges. Si ya liquidasteis la sociedad de gananciales y el piso se adjudicó a uno, llevarás la escritura o el convenio aprobado judicialmente que lo acredita. Y aunque el piso sea solo tuyo, el artículo 1320 del Código Civil exige el consentimiento de ambos cónyuges, o autorización judicial, para disponer de la vivienda habitual de la familia. Por eso el notario te preguntará si la vivienda que vendes es o no la vivienda familiar.

Revisa también si una sentencia ha atribuido el uso de la vivienda a uno de los cónyuges y a los hijos: es algo que hay que estudiar con un abogado antes de anunciar.

Si es una vivienda protegida (VPO o VPP) en la Comunidad de Madrid

Las viviendas con protección pública tienen reglas propias mientras dura su periodo de protección, que figura en la cédula de calificación definitiva. Según la Comunidad de Madrid, durante ese periodo solo puedes venderla al precio máximo legal vigente en tu municipio; cuando termina, puedes venderla a precio libre. Si no tienes la cédula de calificación, el número de calificación aparece en tu escritura.

• Necesitan autorización de la Comunidad: las VPO de promoción pública durante los cinco años siguientes a su adquisición, salvo justa causa, y las viviendas con préstamo cualificado o ayudas si se venden dentro del plazo de limitación; en ese caso hay que devolver las ayudas con intereses y cancelar o novar el préstamo.
• No necesitan autorización, aunque sí respetar el precio máximo: las VPO o VPP de promoción privada sin préstamo cualificado ni ayudas, o aquellas en las que ya ha pasado el plazo de limitación.
• Tampoco la necesitan la disolución de gananciales con adjudicación a un cónyuge, la extinción de condominio con adjudicación a un comunero y los locales y garajes no vinculados a la vivienda.
• Si la vivienda la adjudicó una empresa municipal, consulta también al Ayuntamiento, que puede tener condiciones propias.

Para acreditarlo existe el «Informe para la transmisión de inmuebles protegidos», que expide la Dirección General de Vivienda y Rehabilitación. Sirve para demostrar que no necesitas autorización, para certificar el precio máximo de venta, el periodo de protección que queda o que la vivienda ya está descalificada. La tasa es de 13,28 euros y la Administración tiene tres meses para responder; si no lo hace, la solicitud se entiende denegada. Pídelo cuanto antes, junto con una nota simple actualizada y una copia de tu escritura.

Fuente: Comunidad de Madrid, precios 2026 de vivienda protegida de promoción privada sin ayudas del Real Decreto 801/2005 (BOCM de 30 de enero de 2026). Con ayudas de ese plan se aplica otra fórmula; el precio de tu vivienda lo certifica el informe de transmisión.

Si vendes un local, un garaje o un trastero

La lista es muy parecida a la de una vivienda, con algunos matices. Un local comercial sí necesita certificado de eficiencia energética, porque es un espacio acondicionado. En cambio, según Tinsa, las plazas de garaje no lo necesitan cuando se venden o alquilan de forma independiente, porque no son espacios habitables. El certificado de deudas con la comunidad del artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal se aplica igual a viviendas y locales.

Si el garaje o el trastero son fincas registrales independientes, cada uno tendrá su nota simple, su referencia catastral y su recibo de IBI; si son anejos de la vivienda, se venden con ella.

Errores que retrasan la firma en la notaría

1. Anunciar el piso sin certificado energético o con la etiqueta «en trámite». Además de exponerte a una sanción, transmite descuido al comprador.
2. No pedir la nota simple hasta tener comprador. Una hipoteca antigua sin cancelar o un embargo olvidado pueden aparecer en el peor momento.
3. Dejar para el final la cancelación de la hipoteca. El certificado del banco y la coordinación con la notaría llevan su tiempo.
4. Pedir el certificado de la comunidad demasiado pronto o demasiado tarde. El administrador tiene hasta siete días naturales para emitirlo y debe reflejar la situación reciente.
5. Vender una vivienda protegida sin el informe de la Comunidad de Madrid o por encima del precio máximo legal.
6. Intentar vender un piso heredado sin haber aceptado la herencia ni inscrito la finca a nombre de los herederos.
7. Diferencias entre la realidad y el Registro o el Catastro: superficies distintas, obras sin declarar, terrazas cerradas.
8. Olvidar la firma del cónyuge en la vivienda familiar o en un bien ganancial, o llegar con el DNI caducado.

Checklist final antes de firmar la venta

Si puedes marcar todo esto antes de aceptar una oferta, la firma será mucho más tranquila.

• Escritura de propiedad localizada o copia solicitada.
• Nota simple reciente revisada: titulares, superficie y cargas correctas.
• Certificado de eficiencia energética vigente y registrado, con su etiqueta en el anuncio.
• Último recibo del IBI pagado y referencia catastral a mano.
• Certificado de deudas con la comunidad pedido para la semana de la firma; actas y derramas revisadas.
• Certificado de deuda pendiente o de deuda cero del banco, y cancelación registral en marcha si hace falta.
• Copia de la última ITE o del IEE del edificio, si existe.
• Licencia o declaración responsable de primera ocupación, solo si es obra nueva o cambio de uso.
• Recibos recientes de luz, agua y gas.
• DNI, NIE o pasaporte en vigor de todos los vendedores; poderes si alguien no puede acudir.
• Si aplica: escritura de herencia inscrita, convenio o liquidación de gananciales, informe de vivienda protegida.

Cómo lo hacemos en Llavely

En Llavely, antes de enseñar ninguna vivienda comprobamos la identidad y la titularidad del propietario, y nuestro equipo y los abogados revisan la documentación de este artículo: nota simple, certificado energético, situación de la hipoteca y de la comunidad y, si es el caso, los papeles de herencia, divorcio o vivienda protegida. Si te falta algo, te decimos dónde pedirlo; y si la herencia está sin tramitar, nuestros abogados pueden hacerla completa, con un presupuesto cerrado aparte. Así el comprador sabe desde el primer día qué está comprando y tú evitas sorpresas a mitad de camino. Los documentos de la venta los tienes siempre a mano en tu portal privado del vendedor.

Solo pagas si vendes, el día de la notaría: un 2,5 % + IVA del precio de venta con todo incluido. Tienes valoración, fotos, vídeo, plano y tour virtual, compradores filtrados y verificados por nosotros (hablamos con cada uno antes de enseñar tu casa y comprobamos su DNI antes de la visita), las visitas, que hacemos nosotros, gestión de ofertas y arras, prevención de blanqueo y coordinación con la notaría. Y abogados especialistas de principio a fin que revisan las cargas y la nota simple, redactan las arras, preparan la escritura, calculan la plusvalía y el IRPF y te acompañan presencialmente a la notaría el día de la firma. El certificado energético no está incluido: lo encargas a un técnico certificador.

Sin pagos extra ni gastos ocultos para nadie: lo que ves es lo que hay. Y si estás pensando en vender, empieza hoy por la nota simple y el certificado energético: son los dos papeles que más tiempo ahorran después.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. Instrucciones de uso del servicio de publicidad registral: nota simple a 9,02 € por finca (Colegio de Registradores, 2026)
2. Sanciones por carecer del Certificado de Eficiencia Energética (Legálitas, 2014)
3. RD 390/2021: procedimiento básico de certificación de la eficiencia energética (Cuatrecasas, junio de 2021)
4. Entran en vigor los cambios en el certificado energético (Housfy, julio de 2026)
5. Certificado energético: qué es y cuánto cuesta (HelpMyCash, enero de 2026)
6. ¿Necesita certificado energético un garaje? (Tinsa, junio de 2026)
7. Artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal (Iberley)
8. Certificado de corriente de pago de la comunidad de propietarios (Housfy, julio de 2026)
9. ¿Cuánto cuesta cancelar una hipoteca en 2026? (HelpMyCash, abril de 2026)
10. Trámite previo del Informe de Evaluación de Edificios (Sede electrónica de la Comunidad de Madrid)
11. La Comunidad de Madrid suprime la cédula de habitabilidad (Comunidad de Madrid, 26 de junio de 2018)
12. Los trámites imprescindibles para vender un piso heredado (Consumer, actualizado en febrero de 2025)
13. Tengo una vivienda protegida y quiero venderla (Comunidad de Madrid)
14. Informe para la transmisión de VPO o VPP (Sede electrónica de la Comunidad de Madrid, 2026)
15. Precios máximos 2026 de vivienda protegida de promoción privada (Comunidad de Madrid, enero de 2026)
16. Estudio de agencias inmobiliarias: comisiones y falta de información (OCU, 28 de enero de 2026)